USO DE BASES DE DATOS EN EL PROCESADOR DE PALABRAS

La  bases de datos "Access" es una herramienta que permite almacenar, organizar, buscar y presentar

información de una manera fácil y dinámica, utilizando para ello la potencialidad del ambiente gráfico.

Cuenta con asistentes y herramientas de diseño para crear formularios para la captura de información, así como reportes e informes, incluyendo diversos tipos de gráficos, lo cual hace de Access un manejador sumamente útil, versátil y sencillo de usar.

Las bases de datos están conformadas por varias listas llenas de información de diferente tipo, como la lista de productos o de clientes en una empresa. Las listas en Access  son un poco más complejas que las que hacemos en una hoja de papel, ya que las listas se organizan en tablas que permiten almacenar información incluso más detallada.

FORMULARIOS

Los formularios se conocen a veces como "pantallas de entrada de datos". Son las interfaces que se utilizan para trabajar con los datos y contienen botones de que ejecutan diversos comandos. Se puede crear una base de datos sin usar formularios, editando los datos de las hojas de las tablas. No obstante, casi todos los usuarios de bases de datos prefieren usar formularios para ver, escribir y editar datos en las tablas.

Los formularios proporcionan un formato fácil de utilizar para trabajar con los datos. Además, se les puede agregar elementos funcionales, como botones de comando. Puede programar los botones para determinar qué datos aparecen en el formulario, abrir otros formularios o informes, o realizar otras tareas diversas. Por ejemplo, podría crear un formulario denominado "Formulario de alumnos" para trabajar con datos de alumnos.

Los formularios también permiten controlar la manera en que otros usuarios interactúan con los datos de la base de datos. Por ejemplo, puede crear un formulario que muestre únicamente ciertos campos y que permita la ejecución de determinadas operaciones solamente. Así, se favorece la protección de los datos y se facilita la entrada correcta de datos.

CONSTRUCCIÓN DE BASES DE DATOS

Una base de datos se compone de una o más tablas. Una tabla es una colección de datos organizados en filas y columnas. La apariencia de Access es similar a la de una hoja de cálculo. Se organizan los datos en columnas, también denominadas campos, que almacenan un tipo específico de información o tipo de datos. En la parte superior de cada columna, la primera celda se utiliza para etiquetar dicha columna. Una diferencia terminológica es que lo que en Excel se denomina fila, es un registro en Access. Almacena los datos en tablas que parecen hojas de cálculo pero que están diseñadas para realizar consultas complejas sobre los datos almacenados en otras tablas y ubicaciones, e incluso en campos de otras tablas. Para crear la base de datos se abre el programa Microsoft Access. En el Menú principal se elige la opción “Nuevo” y del menú que se despliega a la derecha de la pantalla la opción de “base de datos en blanco”. Una vez ahí el programa solicita dar un nombre a la base de datos y un destino para guardarla. La base de datos ya está creada.

MANEJO DE LAS BASES

Definición y aplicaciones

Access es un  administrador de base de datos relacional, lo que significa que almacena y recupera datos, presenta cierta información y automatiza algunas tareas repetitivas. El hecho de ser relacional indica que es capaz de manejar una o más tablas de base de datos a la vez.

Se entiende por base de datos a una colección de datos que al manipularlos o analizarlos nos dará como resultado cierta información importante para los usuarios de la misma. Permiten organizar la información en tablas y relacionarlas de forma lógica con la idea de poder formular preguntas para obtener información, las cuales son llamadas consultas.

Una tabla es un contenedor de datos que almacena la información en filas y columnas. Las filas son llamadas registros y las columnas campos. En una base de datos relacional la información es almacenada en varias tablas que se relacionan para presentar información y manipular datos de forma eficiente con el objeto de simplificar las entradas y minimizar la redundancia de los mismos.

GRÁFICOS

Los gráficos nos ayudaran a mostrar datos de manera sintetizada y ordenada, a través de diversas formas con una gran gama de diseños. Elegir entre los diferentes tipos de gráficos en Excel para mostrar la información adecuadamente es de suma importancia, cada tipo de gráfico desplegará la información de una manera diferente así que utilizar el gráfico adecuado ayudará a dar la interpretación correcta a los datos.

Cabe mencionar que estos nos ayudaran a interpretar todos los datos establecidos en una hoja de cálculo de manera innovadora y creativa ya que nosotros podemos darles formatos diversos, estos los trae Excel y también los podemos diseñar de acuerdo a la temática a desarrollar.

Algunos de los gráficos que contiene Excel son:

• ·         De columna.
• ·         De  línea
• ·         Circulares
• ·         De  Barra
• ·         De Área
• ·         Gráficos XY (Dispersión).
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FÓRMULAS

Microsoft Excel es una de las aplicaciones más utilizadas en el mundo y parte de su éxito se lo debe a la facilidad con que podemos crear fórmulas que nos permiten manipular y obtener los resultados que necesitamos de nuestra información.  Sin las fórmulas nuestras hojas de cálculo serían como cualquier otro documento creado en un procesador de palabras. Utilizamos las fórmulas de Excel para realizar cálculos en los datos de una hoja y obtener los resultados actualizados cada vez que los datos cambien.

Existen millones de variaciones de fórmulas porque cada persona creará la fórmula que mejor se adapte a sus necesidades específicas. Pero sin importar la cantidad de fórmulas que vaya a crear, todas deberán seguir las mismas reglas en especial la regla que indica que todas las fórmulas deben empezar con un símbolo igual (=). 

Dentro de las fórmulas de Excel podemos utilizar funciones de Excel. Un ejemplo de una función de Excel es la función SUMA la cual podemos incluir como parte de una fórmula.

ESTILO Y FORMATO DE CELDAS

El formato de celdas no es indispensable en el funcionamiento de las hojas de cálculo, pero puede ayudar a tener una mejor visualización y entendimiento de los datos presentados. Estos nos permitirán hacer más dinámica la presentación de datos, números operaciones etc., trayendo consigo un mejor entendimiento, orden y reconocimiento.

Excel nos ofrece la posibilidad de elegir un estilo de celda predefinido de manera que no tengamos que hacer cada modificación por nuestra cuenta sino que solamente seleccionamos el estilo de nuestra preferencia desde Inicio > Estilos > Estilos de celda:

Dicha opción ofrece el modo de vista previa el cual refleja el estilo de la celda con solo posicionar el ratón sobre alguna de las opciones. Para hacer efectiva la aplicación del estilo debes hacer clic sobre la opción deseada. Si por alguna razón deseas regresar al estilo predeterminado de una celda, entonces debes seleccionar la opción Normal.

También se puede ver que al final del menú se muestran las opciones Nuevo estilo de celda la cual nos da la posibilidad de crear un nuevo estilo y tenerlo disponible en todo momento. La opción Combinar estilos nos permite copiar los estilos contenidos en otro libro de Excel. El formato de celdas en Excel 2013 nos da la oportunidad de aplicar el estilo adecuado a las celdas de nuestro libro para mejorar la presentación de los datos y de esta manera tener una mejor compresión e interpretación de los mismos.